En del av styrets årlige oppgaver, ansvar m.m
Her finner du oversikt over styrets årlige oppgaver, ansvar m.mDet å drifte Riihimækiveien borettslag er, i praksis, svært likt det å lede en bedrift.
Borettslag blir, i de aller fleste sammenhenger, betraktes som å være en bedrift av leverandører og
offentlige myndigheter.
Under følger en oversikt over en del av styrets årlige oppgaver, ansvar m.m.:
a) Juridisk og forsikring
- Juridisk saksansvarlig, evt. med bistand fra borettslagets advokat.
- Ansvarlig for rettshjelpsforsikringssaker.
- Forsikringssaker (vann, skader og brann) og oppfølging overfor:
- Beboere
- Forsikringsselskapene
- Skadeutbedringsfirmaer
- Skadeoppgjør.
b) Bomiljø (utendørs)
- Styrets ansvarshavende for Helse, miljø og sikkerhet (HMS), herunder å holde seg oppdatert
på endringer innenfor lovverk og standarder som får konsekvens for borettslaget.
- Løpende vurdering av HMS for fellesområdene (inne, ute, P-huset og tomtene).
- Vurdere behov for borttauing, eller varsel om borttauing, av biler som ”tar seg til rette”.
- Styrets ”superbruker” på digitalt HMS-system.
- Klargjøre lister/oversikter til styrets årlige HMS-runde.
- Delta på formelle offentlig tilsyn.
- Utemiljøet (benker, gress, busker & trær m.m.).
c) Nye beboere m.m.
- Godkjenne salgsmeldinger og nye andelseiere og ajourføring av diverse oversikter.
- Vurdere søknader om fremleie av egen leilighet, eller kommunale leiligheter.
- Utdeling av Velkomsthilsen-pakken til nye andelseiere.
- Foreta navneendringer på videotablået.
- Redaktør for vår hjemmeside.
d) Leverandørkontakt
- Kontakt med, og besvare ut, kommunale henvendelser.
- Forretningsfører.
- Borettslagets bankforbindelse (drift, lån og innskudd).
- Borettslagets forsikringsforbindelse.
- Regnskapsfører og revisor.
- Driftstjenester.
- Parkeringsselskap.
- Trappevaskfirma.
- NAV og kommunens hjelpemiddelsentral.
- ROAF.
- Strømleverandør.
- Flaggansvarlig.
e) Drift og vedlikehold (bygg/innendørs)
- Drift og vedlikehold.
- Befaringer bygg (ikke forsikringssaker).
- Trappevask og vask av P-hus.
- Oppussing, renovering etc.
- Ajourføring av oversikten over bygningsdeler og når disse sist ble vedlikeholdt.
- Lage tilbudsbeskrivelser til vedlikeholdsoppgaver som skal gjennomføres (S, M, L og XL). - Vurdere behov for profesjonell ekstern administrativ hjelp i forbindelse med
vedlikeholdsoppgaver, og engasjere et firma dertil. - Delta som byggherre i forbindelse med større vedlikeholdsprosjekter.
f) Økonomi og budsjett
- Økonomi og løpende justering av styrets arbeidsbudsjett.
- Beregne effekten av renteendringer og konsekvens for våre felleskostnader (husleie), herunder
varslingstid på 30 dager.
- Forbedringsutredninger, herunder innskuddsvilkårsvurdering.
- Lage budsjettforslag (nov).
- Godkjenne regninger i styreportalen og følge opp evt. feilfakturering og lignende.
- Kommentere evt. feilposteringer i årsregnskapet, før dette signeres.
- Revidere borettslagets 5-årige vedlikeholdsplan i forhold til endringer og omprioriteringer.
g) Samarbeidspartnere
- Lillestrøm kommunale boliger (LKB).
- Sameiet Skjetten Garasjehus i Nordbyveien 223 (SSG).
- Fellesorganet for Skjettenbyen (FO).
- BORI BBL (påkrevd medlemskap).
- Delta som arrangør, eller medarrangør, på sosiale aktiviteter i Skjettenbyen.
h) Beboeradministrasjon
- Besvare generelle henvendelser pr. telefon.
- Besvare skriftelige henvendelser, klager m.m. fra beboere.
- Henvendelser om nye nøkler, brikker og garasjeportåpnere.
- Vurdere når en sak må flyttes over til advokat for juridisk oppfølging.
- Revidere ordensreglene ved behov.
i) Generalforsamling
- Varsle beboere om saksfrist og lage oppstartsbrev til valgkomite.
- Vurdere behov for endringer i borettslagets vedtekter og evt. andre vedtak som krever
tilslutning fra generalforsamlingen.
- Ferdigstille utkast til innkalling, reservere møtelokale og lignende.
- Ferdigstille innkallingen og foreta utsendelse innenfor lovens frister.
- Gjennomføre generalforsamling. - Konstituere nytt styre og bl.a. evaluere punkter nevnt på generalforsamlingen.
- Foreta ferdigstillelse og utsending av protokoll, samt borettslagets informasjonshefte, etter at
generalforsamling er avholdt.
- Følge opp vedtak fattet på generalforsamlingen.